オンライン会議を効果的なものする秘訣とは？

2023年2月19日オンライン会議を効果的なものする秘訣とは？

★オンライン会議は話がしにくい

昨日、アタックスグループ主催の社長塾に講師として登壇しました。塾の参加者は既に社長に就任されている方やこれから経営に携わる方です。会社を経営する上で話し方やコミュニケーションはとても大切な要素ですが、昨日はその中でも『社員の心に響く話し方』というテーマに絞って講義をさせていただきました。
ところで、塾の参加者に会議や打ち合わせをオンラインで行う機会があるかどうか確認したところ、大半の方がそういう機会があるとのことでした。コロナ感染拡大以降、在宅勤務の普及や出張の抑制によって、お互いの意思疎通をオンラインで行うことがすっかり定着しています。しかし、特にオンライン会議などでは「意見が言いにくい」という声もよく聞きます。
確かに、オンライン会議はリアルの会議に比べて参加者の注意力が散漫になります。また、通信状態によっては途中で音声や映像が途切れたり切断したりすることもあります。また、いつ発言すればいいのか、発言者の話が終わったのかどうかがわかりにくい、ということもあります。
そうしたことを考慮して、今回はオンラインで会議をする場合の留意点についてお話します。

★最初に発言の趣旨を手短に言う

まず１つ目は、最初に発言の趣旨を手短に言うことです。
私たちはこれを「主題」と言っています。「先ほどの原案について２つ質問があります」「原案に賛成できません。前提条件に疑問があるからです」「今のＡさんの意見に賛成です」など、自分が今からどういう意見や質問をするのか、という話の方向性のことを主題といいます。この主題を明らかにすることで、他の参加者は「２つ質問するんだな」とか、「原案に反対なんだな」という発言の趣旨がわかり、意見や質問を理解しやすくなります。また、通信環境が悪くて発言の一部が聞き取りにくい場合でも、最初に主題を言えば発言の趣旨がわかっているのである程度理解できます。この主題を先に述べるということは、リアルの会議でもとても効果がありますのでぜひご留意ください。

★最後にもう一度主題を言う

２つ目は、発言を短くして発言の最後にもう一度主題を言うことです。
オンライン会議では、１人が長時間発言してしまうと冗長に感じます。そうすると参加者はリアルよりもはるかに集中力がなくなります。これを回避するために、発言は要点のみを端的に伝えるようにしましょう。また、オンラインでは発言するタイミングがつかみにくいですね。発言が途切れたので話そうとすると、直前まで発言していた人が続けて発言するのとぶつかったりします。

このようなことにならないように発言の最後に「以上、原案の実現可能性について２つ質問しました」「以上の理由により提案に賛成できません」「以上によりＡさんの意見に賛成です」というように、主題をもう一度言って締めくくります。これにより、他の参加者はどういう発言だったか再度認識できます。また、発言が終わったことがわかるので他の人が発言しやすくなります。

★指示代名詞は極力使わない

そして、３つ目は、指示代名詞を極力使わないことです。
リアルの会議では、言葉以外に参加者の表情や場の雰囲気などの情報を得ることができます。しかし、オンライン会議ではこのような空気感が読めないため、主に言葉しか判断する情報がなくなります。なので、発言は誤解のないように具体的にすべきです。発言の中で具体性に欠ける可能性が高いものが「これ、それ、あれ」などの指示代名詞です。何を指すのかが曖昧だったり、聞き手によって指すものの捉え方が違ったりします。

例えば、こういう発言があったとします。
Ａ：「５日の調査期間は３日でいいし、対象地域も５つから３つにすべきです」
Ｂ：「それはどうでしょうか。この調査はできるだけきちんとやるべきです」
Ｂの発言の「それ」は期間、対象地域、その両方のどれを指しているのか曖昧ですね。このような些細なことから誤解が生まれることが多いので、話している際の指示代名詞は本当に注意が必要です。できるだけ指示代名詞は使わずに具体的に話すことを心がけましょう。